Sage 100: DMS mobil sicher nutzen

Viele KMU stehen vor derselben Hürde: Wichtige Belege, Rechnungen und Verträge liegen im Büro, während Vertrieb, Service oder Geschäftsführung unterwegs Entscheidungen treffen müssen. Medienbrüche, verspätete Freigaben und fehlende Transparenz kosten Zeit und Geld. Mit Sage 100 und einem mobilen Dokumentenmanagement (DMS) greifen Sie standortunabhängig und sicher auf Unterlagen zu – per Browser, ob auf Smartphone, Tablet oder Laptop. 📱🚀

Warum mobiles DMS mit Sage 100 den Unterschied macht

Sage 100 verbindet ERP-Prozesse wie Warenwirtschaft und Buchhaltung mit einem zentralen, mobil erreichbaren DMS. So bleiben Informationen dort, wo sie hingehören: im Kontext Ihrer Abläufe.

• Zugriff per Browser: Keine lokale Installation nötig; nutzen Sie gängige Browser wie Chrome, Edge oder Safari. ☁️
• Zentrale Suche: Finden Sie Belege, Verträge und E-Mails über Volltextsuche, Metadaten oder Belegverknüpfungen.
• Nahtlose ERP-Integration: Dokumente direkt an Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Stammdaten in der Warenwirtschaft koppeln.
• Schnelle Freigaben: Genehmigen Sie Eingangsrechnungen, Urlaubsanträge oder Bestellungen mobil – mit klaren Workflows und Protokollierung. ✅
• Sicher & DSGVO-konform: Rechtemanagement, Verschlüsselung und revisionssichere Ablage schützen Ihre Daten. 🔒

Typische Einsatzszenarien aus dem Alltag

• Außendienst: Produktblätter, Preislisten oder individuelle Angebote beim Kundentermin abrufen und direkt versenden.
• Einkauf: Eingangsrechnungen prüfen, Freigaben erteilen und Rückfragen mit Notizen dokumentieren – auch unterwegs.
• Lager & Logistik: Lieferscheine, Prüfprotokolle oder CE-Dokumente am Tablet aufrufen und den Prozess beschleunigen.
• Geschäftsführung: Verträge, KPIs und Auswertungen einsehen, ohne VPN-Ballast, aber mit sicherem Zugriff.
• Projektteams: Versionssichere Zusammenarbeit an Spezifikationen, Zeichnungen und Serviceberichten.

Die Bedienung bleibt bewusst schlank: anmelden, suchen, öffnen, freigeben. So minimieren Sie Einarbeitung und erhöhen die Akzeptanz – entscheidend für den Erfolg digitaler Dokumentenprozesse. 📂

Sicherheit, Compliance und Technik

• Rechtemanagement: Fein granulierte Zugriffsrechte bis auf Dokument- und Indexebene.
• Transport- und Ruheschutz: TLS-verschlüsselte Übertragung und je nach Lösung verschlüsselte Ablage.
• Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Historie für Änderungen, Freigaben und Ansichten.
• Login-Optionen: Optional SSO oder Zwei-Faktor-Authentifizierung für erhöhte Sicherheit.
• Gerätekompatibilität: Optimiert für iOS, Android, Windows und macOS über responsive Web-Apps.
• Betrieb: On-Premises, Private Cloud oder Hybrid – passend zu Ihrer IT-Strategie.

Hinweis: Für Offline-Situationen lassen sich Kernunterlagen vorab verfügbar machen; nach Wiederherstellung der Verbindung wird synchronisiert, sofern die eingesetzte DMS-Lösung dies unterstützt.

Fazit: Mobiles DMS mit Sage 100 macht Ihr ERP alltagstauglich für hybrides Arbeiten – schneller Zugriff, sichere Freigaben und weniger Rückstände. Wenn Sie erfahren möchten, welche Option zu Ihrer Umgebung passt, vermitteln wir Ihnen gerne einen zertifizierten Sage Partner für eine passgenaue Lösung. 🤝

FAQ zu Sage 100 und mobilem DMS

Ist für den mobilen Zugriff eine App nötig?
In der Regel reicht ein aktueller Browser. Viele DMS-Lösungen für Sage 100 bieten responsive Web-Apps.

Welche Geräte werden unterstützt?
Smartphones und Tablets mit iOS oder Android sowie Notebooks und Desktops mit Windows oder macOS.

Funktioniert die Volltextsuche auch mobil?
Ja, je nach Indexierung können Texte, Metadaten und Belegverknüpfungen mobil durchsucht werden.

Wie werden Berechtigungen geregelt?
Über Rollen und Rechte in DMS und ERP. So sieht jede Person nur, wozu sie berechtigt ist.

Können Rechnungen unterwegs freigegeben werden?
Ja, Freigabe-Workflows lassen sich mobil ausführen, inklusive Kommentaren und Historie.

Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja, bei korrekter Konfiguration mit Zugriffskontrollen, Protokollierung und sicheren Betriebsmodellen.

Kann ich Fotos oder Scans direkt ablegen?
Über die Upload-Funktion lassen sich Aufnahmen vom Smartphone dem passenden Vorgang zuordnen.

Wie schnell ist der Zugriff bei großen Archiven?
Indexe, Caching und Filter sorgen für kurze Ladezeiten; Bandbreite und Serverleistung sind mitentscheidend.

Benötige ich VPN?
Nicht zwingend. Viele Web-Apps werden gesichert veröffentlicht; prüfen Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien.