Sage 100 DMS nahtlos in Microsoft 365

Aktenchaos, doppelte Ablagen und E-Mail-Fluten kosten in KMU täglich Zeit und Nerven. Mit Sage 100 und dem integrierten Dokumentenmanagement bringen Sie Office-Dateien und E-Mails direkt dorthin, wo sie hingehören: ins ERP. Ergebnis: klare Prozesse, schnelle Suche und weniger Medienbrüche 📄🔗.

Sage 100 im Office: Ablage dort, wo Sie arbeiten

Ob Word, Excel oder PowerPoint – die Integration von Sage 100 erlaubt das Ablegen und Verschlagworten Ihrer Dateien direkt aus Microsoft 365. Der moderne Webclient fügt sich responsiv in den Arbeitsalltag ein, sodass Dokumente strukturiert im DMS landen statt in lokalen Ordnern. Metadaten wie Kunde, Beleg, Projekt oder Vorgang sorgen für eindeutige Zuordnungen und Transparenz im gesamten Unternehmen 💼.

• Einheitliche Ablage statt verstreuter Laufwerke
• Intelligente Metadaten und automatische Vorschläge
• Verknüpfung mit Belegen, Kunden, Projekten aus Sage 100
• Volltextsuche und Filter für schnelles Finden 🔍
• Rollen- und Rechtekonzept für kontrollierten Zugriff

Auch Drag-and-drop aus dem Explorer sowie das Speichern direkt ins DMS beschleunigen die Arbeit erheblich. So bleibt Ihr ERP-System die zentrale Informationsquelle – von der Warenwirtschaft bis zur Buchhaltung.

Archiv, Versionen und Nachvollziehbarkeit

Dokumente lassen sich nicht nur ablegen, sondern auch sicher archivieren, wieder aufrufen und bei Bedarf in neuen Versionen speichern. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert – inklusive Historie, Autor und Zeitstempel ⚙️.

• Versionierung mit Check-in/Check-out und Änderungsverlauf
• Revisionssichere Ablage mit klaren Lebenszyklusregeln
• Wiedervorlagen, Fristen und optionale Freigabeworkflows ✅
• Unterstützung für GoBD-konforme Prozesse und Audit-Trails

Damit schaffen Sie eine belastbare Grundlage für Compliance und Qualitätssicherung – ohne den Arbeitsfluss zu bremsen.

Outlook-Boost: E-Mails intelligent ins ERP

Gerade im E-Mail-Postfach entstehen die meisten Informationen. Die Sage 100-Integration in Outlook ermöglicht das Archivieren per Drag-and-drop – inklusive Anhängen 📧. Enthält der Betreff oder Text eindeutige Kennzeichen (z. B. Beleg- oder Kundennummer), schlägt das System automatisch die richtige Zuordnung vor.

• Automatische Erkennung relevanter Merkmale zur Zuordnung
• Ablage von E-Mail, Anhängen und Metadaten in einem Schritt
• Transparente Kommunikation im Vorgangs- und Kundenkontext
• Weniger lokale PST-Dateien und sichere Auffindbarkeit

So entsteht eine lückenlose Dokumentation über Vertrieb, Einkauf, Service und Buchhaltung hinweg – direkt sichtbar in Sage 100.

Fazit: Die Verbindung von Sage 100, Microsoft 365 und DMS reduziert Suchzeiten, verhindert Doppelarbeit und beschleunigt Freigaben. Wenn Sie die Integration in Aktion erleben möchten, vermitteln wir Ihnen gerne einen zertifizierten Sage Partner im DACH-Raum 🚀. Hinweis: Wir erbringen keine eigenen Sage-Beratungsleistungen; wir vermitteln ausschließlich Sage Partner.

FAQ zu Sage 100 DMS & Microsoft 365

Wie funktioniert die Ablage aus Word, Excel und PowerPoint?
Antwort: Sie speichern direkt aus Office in das DMS. Beim Speichern vergeben Sie Metadaten (z. B. Kunde, Beleg, Projekt), damit die Datei im ERP eindeutig zugeordnet ist.

Benötige ich zwingend Microsoft 365?
Antwort: Die Integration unterstützt Microsoft 365 und klassische Office-Installationen. Der Webclient ist browserbasiert und läuft auf aktuellen Browsern.

Können E-Mails automatisch erkannt und zugeordnet werden?
Antwort: Ja. Enthält die Nachricht identifizierende Merkmale wie Beleg- oder Kundennummer, schlägt das System eine Zuordnung vor oder ordnet auf Wunsch automatisch zu.

Werden Anhänge zusammen mit der E-Mail abgelegt?
Antwort: Ja, E-Mail und Anhänge werden gemeinsam archiviert. Optional können Anhänge als eigene Dokumente mit den passenden Metadaten gespeichert werden.

Gibt es Versionierung und Änderungsverfolgung?
Antwort: Ja. Dokumente lassen sich ein- und auschecken; Versionen werden mit Historie und Kommentaren gesichert. Vergleiche zwischen Versionen sind möglich.

Wie ist die Datensicherheit gewährleistet?
Antwort: Zugriff erfolgt rollenbasiert und verschlüsselt. Protokolle, Berechtigungen und Archivregeln unterstützen GoBD-konforme Abläufe und Audits.

Kann ich bestehende Ordnerstrukturen übernehmen?
Antwort: Bestehende Dateien lassen sich via Import in das DMS überführen. Metadaten können per Massenverarbeitung oder Regeln zugewiesen werden.

Ist mobile Nutzung möglich?
Antwort: Der responsive Webclient erlaubt Zugriff über Tablet und Smartphone. So können Sie unterwegs recherchieren, prüfen und freigeben.

Wie aufwendig ist die Einführung?
Antwort: Pilotbereiche sind oft in wenigen Tagen produktiv. Der Gesamtaufwand hängt von Datenvolumen, Workflows und Berechtigungskonzept ab – ein Sage Partner berät Sie.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Antwort: Die Kosten richten sich nach Nutzerzahl, Funktionsumfang und ggf. Speicherbedarf. Für ein konkretes Angebot vermitteln wir Ihnen einen zertifizierten Sage Partner.