Sage 100: E‑Invoice & OCR im Check
Viele KMU kämpfen mit zeitraubender Belegerfassung: Rechnungen treffen per Post, E‑Mail oder Portal ein, Skontofristen rücken näher, und die Buchhaltung verliert wertvolle Stunden mit manueller Dateneingabe 📄. Mit Sage 100 und der integrierten e‑Invoice-Lösung inklusive OCR automatisieren Sie den Rechnungseingang, sichern Compliance und sorgen für durchgängige Prozesse – vom Eingang bis zur Buchung 🤖.
Warum OCR in Sage 100 den Unterschied macht
Die OCR-Erkennung extrahiert alle relevanten Rechnungsdaten automatisch – vom Kreditor über Rechnungsnummer, Datum und Beträge bis zu Positionen und Mehrwertsteuer. Ob eingescanntes Papierdokument oder PDF per E‑Mail: Sie erhalten sofort strukturierte Daten, die direkt in das Rechnungswesen der Sage 100 übernommen werden.
- Automatisches Auslesen von Kopf- und Positionsdaten ⚙️
- Reduktion manueller Tippfehler und schnelleres Matching
- Transparente Statusverfolgung und vollständige Historie
- Optionale Validierungsregeln und Plausibilitätschecks
Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe
Die digitale Rechnungsprüfung in Sage 100 bildet Ihren individuellen Freigabeprozess ab – standardisiert, aber flexibel. Rollen, Berechtigungen und Stellvertretungen sorgen dafür, dass keine Rechnung liegen bleibt.
- Erfassung via Scan, PDF-Import oder E‑Mail-Postfach
- Automatische Zuordnung zu Lieferanten, Projekten und Kostenstellen
- Mehrstufige Workflows mit Vertreterregel bei Urlaub oder Krankheit
- Skonto- und Mahnfristen im Blick, inklusive Erinnerungen ✅
- Nahtlose Übergabe in das Sage 100 Rechnungswesen zur Buchung und Zahlung
Da die Rechnung den definierten Prüfprozess bereits durchlaufen hat, kann die Freigabe direkt die Buchung vorbereiten. Das beschleunigt den Monatsabschluss und verbessert die Liquiditätssteuerung 🚀.
Standards, Compliance und Integration
Die Lösung unterstützt aktuelle E‑Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD für einen medienbruchfreien Prozess. Gleichzeitig werden GoBD-Anforderungen berücksichtigt, damit Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit jederzeit sichergestellt sind 🔒.
- Import strukturierter e‑Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)
- Revisionssichere Dokumentation der Prüf- und Freigabeschritte
- Integration in ERP- und Buchhaltungsprozesse der Sage 100
Hinweis: Wir erbringen keine eigenen Beratungs- oder Serviceleistungen für Sage. Auf Wunsch stellen wir gerne den Kontakt zu geeigneten Sage Partnern her.
FAQ: Häufige Fragen zu Sage 100 e‑Invoice und OCR
Was ist e‑Invoice in Sage 100?
e‑Invoice ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in Sage 100. Sie erfasst, prüft und übergibt Rechnungen automatisiert an das Rechnungswesen.
Wie arbeitet die OCR-Erkennung?
OCR wandelt Beleginhalte in strukturierte Daten um und erkennt u. a. Kreditor, Datum, Beträge und Positionen. Plausibilitätschecks erhöhen die Datenqualität.
Unterstützt die Lösung XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. Beide Formate werden importiert und validiert, wodurch Medienbrüche vermieden und Daten direkt weiterverarbeitet werden können.
Ist der Prozess GoBD-konform?
Die Lösung unterstützt GoBD-Anforderungen durch nachvollziehbare Workflows, Protokollierung und revisionssichere Ablage der Bearbeitungsschritte.
Bleibt eine manuelle Prüfung notwendig?
Bei Bedarf ja. Sie können Prüf- und Freigabestufen individuell konfigurieren, z. B. Vier-Augen-Prinzip oder Wertgrenzen.
Was passiert bei Abwesenheiten im Freigabeprozess?
Vertreterregeln leiten Aufgaben automatisch an definierte Stellvertretungen weiter, damit Fristen eingehalten werden.
Wie hilft das der Buchhaltung konkret?
Weniger manuelle Erfassung, schnellere Freigaben, bessere Termintreue bei Skonto und mehr Transparenz über den gesamten Rechnungsstatus.
Welche technischen Voraussetzungen sind sinnvoll?
Ein E‑Mail-Postfach für Rechnungseingänge oder Scan-Workflows sowie eine aktuelle Sage 100-Installation. Details klärt ein Sage Partner.
Werden Skontofristen automatisch berücksichtigt?
Ja. Fristen können überwacht, priorisiert und in den Workflow eingebunden werden, um Zahlungsziele optimal zu nutzen.
Bieten Sie Beratung oder Implementierung an?
Nein. Wir beraten nicht selbst, sondern vermitteln auf Wunsch qualifizierte Sage Partner für Demo, Beratung und Implementierung.
Fazit: Mit Sage 100 e‑Invoice und OCR digitalisieren Sie den Rechnungseingang ganzheitlich – schneller prüfen, sicher freigeben, korrekt buchen. Wenn Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess modernisieren möchten, kontaktieren Sie uns – wir verbinden Sie mit einem passenden Sage Partner.