Sage 100: OCR & KI für Rechnungen

Viele KMU verlieren Zeit, Transparenz und Skonto, weil Eingangsrechnungen per E-Mail, Papier und Excel durch mehrere Abteilungen wandern. Medienbrüche, manuelle Prüfungen und fehlende Zuständigkeiten kosten Nerven und Geld. Mit Sage 100 verbinden Sie OCR und KI direkt im ERP-System – für einen durchgängigen, revisionssicheren Rechnungsprozess vom Posteingang bis zur Buchung. 🤖📄

So funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung

Die OCR liest Rechnungen aus E-Mails, PDFs oder Scans aus und erkennt automatisch Kreditor, Belegnummer, IBAN, Beträge, Skontofristen sowie Positionsdaten. Die KI gleicht diese Informationen mit Bestellungen, Wareneingängen und Stammdaten in der Warenwirtschaft ab, schlägt Kontierungen und Kostenstellen vor und startet den passenden Freigabe-Workflow. Abweichungen werden markiert, Regeln greifen (z. B. Toleranzen), und die Buchung wird nach Freigabe automatisch im Rechnungswesen erzeugt – inklusive revisionssicherer Ablage im DMS. 🔒

Ihr Vorteil: Ein durchgängiger Prozess in einem System. Keine Doppelarbeiten, weniger Fehler, klare Verantwortlichkeiten und lückenlose Nachvollziehbarkeit – GoBD-konform, skalierbar und zukunftssicher. ⚙️

Vorteile für Einkauf, Projekte und Buchhaltung

• Einkauf: Automatischer Abgleich Rechnung–Bestellung–Wareneingang, Toleranzregeln, transparente Preis- und Konditionsprüfung.
• Projektleitung: Intelligente Zuordnung zu Projekten und Kostenstellen, schnelle Sachliche Prüfung mit klaren Workflows.
• Lager/Wareneingang: Digitale Rückmeldung statt Zettelwirtschaft; Abweichungen werden sofort sichtbar.
• Buchhaltung: Automatisierte Vorkontierung, termingerechte Buchung, Skonto sicher nutzen, revisionssichere DMS-Ablage. ✅
• Management: Live-Transparenz über Durchlaufzeiten, Liquidität und Freigabestände; KPI-Reports auf Knopfdruck. 🚀

Schnellstart & Best Practices für KMU

• Zentrale Inbox: Rechnungen per E-Mail gesammelt empfangen und automatisch einlesen lassen.
• Stammdaten fit machen: Kreditoren, Zahlungsbedingungen, Toleranzen und Kostenstellen pflegen.
• Klare Regeln: Freigabegrenzen, Vertreterregelungen und Eskalationen definieren.
• Skonto im Blick: Fristen automatisch überwachen und Zahlungen priorisieren.
• Compliance sichern: GoBD-konforme DMS-Ablage und DSGVO-konforme Zugriffsrechte nutzen.

Fazit: Mit Sage 100 holen Sie die automatische Rechnungsverarbeitung mit OCR und KI direkt in Ihr ERP. So reduzieren Sie Aufwand, beschleunigen Freigaben und sichern Skonti – transparent und auditfest. Sie möchten mehr erfahren? Wir vermitteln Ihnen gerne einen zertifizierten Sage Partner für eine passgenaue Beratung und Demo. 💡

Hinweis: Wir bieten keine eigenen Beratungs- oder Implementierungsleistungen für Sage an, sondern vermitteln ausschließlich an geeignete Sage Partner.

FAQ

Wie erkennt Sage 100 Rechnungsdaten automatisch?

Die OCR extrahiert Felder wie Kreditor, Belegnummer, Beträge und Positionen. Eine KI prüft Plausibilitäten, lernt aus Korrekturen und verbessert die Trefferquote kontinuierlich.

Funktioniert das auch ohne Bestellbezug?

Ja. Für wiederkehrende Rechnungen (z. B. Miete, Lizenzen) nutzt Sage 100 Vorlagen, Kostenstellenregeln und Freigabeworkflows ohne PO.

Wie werden Abweichungen gehandhabt?

Definierte Toleranzen greifen automatisch. Größere Differenzen werden markiert und an Einkauf, Projekt oder Buchhaltung zur Klärung geroutet.

Unterstützt Sage 100 E-Mail-Postfächer und Scans?

Ja. Rechnungen aus zentralen E-Mail-Inboxen, PDFs und gescannten Belegen werden erkannt und verarbeitet – inklusive Mehrseiten- und Belegtrennung.

Ist die Ablage revisionssicher?

Ja. Die DMS-Integration ermöglicht GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung mit vollständiger Historie und Zugriffsprotokollen.

Wie werden Freigaben gesteuert?

Über flexible Workflows nach Betrag, Kostenstelle, Projekt oder Lieferant – mit Vertretungen, Eskalationen und Protokollierung.

Verbessert das meine Skontonutzung?

Automatische Fristenüberwachung, priorisierte Workflows und Zahlungslisten helfen, Skonti zuverlässig auszuschöpfen.

Welche Vorteile hat die Buchhaltung konkret?

Vorkontierung, automatische Buchung, weniger manuelle Erfassung, geringere Fehlerquote und schnellere Monatsabschlüsse.

Wie schnell kann man starten?

Mit sauberer Stammdatenbasis, Regel-Setup und einem Pilotprozess ist ein zügiger Rollout möglich – von wenigen Tagen bis wenigen Wochen, je nach Umfang.

Bietet ihr Sage-Beratung an?

Nein. Wir erbringen keine eigenen Sage-Services. Wir vermitteln Sie an geprüfte, zertifizierte Sage Partner, die Beratung und Implementierung übernehmen.